Projektledning
Projektledning är i teorin ganska enkelt men när man tar med den mänskliga faktorn blir det lite svårare i praktiken. Mot detta hjälper inga metodiker i världen utan endast dyrköpt erfarenhet. Som projektledare utvecklas man ständigt och för varje projekt man avslutat har man lärt sig något nytt. Därför krävs det inom bl.a. IPMA minst 5 års erfarenhet för att kunna bli certifierad projektledare.
Alla personer passar inte som projektledare. Ansvaret som denna roll innebär kan vara för mycket för vissa. Medan andra triggas av utmaningen. Man kan säga att projektledning handlar i grunden om två saker. Planering och ledning. Därför har en strukturerad person med goda ledarskapsegenskaper bra förutsättningar för att bli en bra projektledare. Sedan underlättar det också om projektledaren har kunskap om produkten som ska levereras. Annars är det lätt att det blir missförstånd.
Så länge projektet har rätt förutsättningar för att lyckas så beror projektets framgångar helt på projektledaren. Men tyvärr brukar just förutsättningarna vara ganska bristfälliga och för många projekt ljuder de klassiska varningsklockorna redan i idé fasen. Jag återkommer om detta senare.
Ett projekt består normalt av 6 faser. Idé, planering, bygga, exekvera, avslut och effekthemtagning. Men det är ganska vanligt att första och sista fasen läggs inom verksamheten istället. I första fasen påbörjas dokumentet business case. Vilket beskriver bl.a. projektmål och de vinster beställaren kommer göra efter att projektet är genomfört. Detta dokument är det enskilt viktigaste dokumentet för projektet tycker jag. Finns det nämligen inget bra business case från början brukar det leda till problem senare i projektet. Flera projekt som är i beroende av varandra och driver mot samma mål brukar gemensamt kallas program.
IT projektledning handlar till viss del även om att lösa problem som uppstår på vägen. Vill man vara lite rolig brukar man säga att "Det kan vara så att den enda gemensamma nämnaren för alla dina olika problem är du." Men tyvärr kan det ibland ligga en viss del lite sanning i detta. Därför gäller det att minimera sina problem och risker så gott det går. Ett sätt att försöka förutsätta problemen är genom riskhantering.
Men det som är mest avgörande för hur ett projekt går är de förutsättningar projektet har för att lyckas. För att förtydliga detta kan jag nämna de viktigaste förutsättningarna:
- Att driva projekt i organisationer med dålig projektmognad är tidskrävande och bör aldrig underskattas. Med projektmognad menar jag att organisationen och medlemmarna inte förstår vikten av att tidsätta allt arbete, kontinuerlig återrapportering samt inse vikten av att leverera varje liten del i tid.
- Att få högt belastade resurser från verksamheten tilldelade till sitt projekt är en annan stor riskfaktor som nästan alltid innebär förseningar. Ofta beror detta på att organisationen kräver att dessa personer ska vara med i projektet. Efter som de har en viss kompetens . Men ofta kan det istället bli en belastning för projektet. Eller om projektet får resurser med stor geografiskt spridning.
- Att projektleda ett lågt prioriterat projekt är en annan vanlig orsak till att projektet blir försenat.
Anledningen till att organisationen behöver prioritera arbetet beror på att man helt enkelt har för mycket att göra.
Så hur ska man göra då?
Egentligen är det ganska enkelt. Om varje enskild aktivitet levereras i tid och med rätt kvalitet så kommer garanterat hela projektet leverera i tid. Utmaningen ligger i att komma dit. Det gäller alltså att förmedla vikten av tiden och varje enskild aktivitet till projektdeltagarna.
Många organisationer startar också för många projekt samtidigt. Resurserna inom en organisation klarar bara ett visst antal projekt samtidigt. Passerar man den gränsen börjar problemen automatiskt dyka upp. Här gäller det för projektkontor eller beställare att kunna känna av var den gränsen går.
Projektestimeringen är en annan utmaning som projektledarna måste lösa. Hur ska man uppskatta tid och kostnad med det underlag som man har?
Nedan : En klassisk TKQ triangel.
Tid, kostnad och kvalitet är de tre faktorerna som påverkar omfattingen på projektet. Ändras någon av dessa så ändras förutsättningarna för hela projektet.
Teknisk projektledning
Jobbar man med projektledning inom exempelvis it-branschen så brukar man säga att man jobbar med teknisk projektledning. Dessa projektledare bör även ha förståelse och kunskap om den grundläggande tekniken som projekten bygger på. Därför har många av dessa projektledare en teknisk bakgrund.
Bild: Projektledning , TKQ
*
