SMART Projektledning
Varför misslyckas många av dagens IT projekt? – Detta är frågan som allt för många IT-chefer eller programansvariga frågar sig själva.
Enligt min erfarenhet är svaret på denna fråga i nio fall av tio projektets små förutsättningar för att lyckas. Om projektet drivs i en miljö där förutsättningarna är dåliga så kommer det såklart få konsekvenser. Dessa förutsättningar ligger ofta inom verksamheten och kan därför inte lösas av en enskild projektledare.
SMART projektledning handlar altså om att se till att man har rätt förutsättningar innan man startar projektet.
Nedan sammanställer jag fyra av de viktigaste förutsättningarna:
Första steget för att lyckas med ett projekt är att först och främst veta vad ett projekt är. Då menar jag inte att bara projektledaren ska veta skillnaden utan alla på företaget ska veta vikten av att leverera i tid. Har man t.ex. kommit överens om att dokumentationen ska överlämnas på fredag så ska den göra det. Alla förutbestämda tider inom projektet MÅSTE hållas. Annars blir projektet försenat och då spelar det ingen roll om projektledaren har svart bälte i projektledning.
Till skillnad från vanligt arbete i verksamheten så är allt projektarbetet begränsat med framför allt tid och kostnad. Grundprincipen för ett projekt är att ha ett startdatum och ett planerat slutdatum till en förutbestämd maximal kostnad. Det kan tyckas låta självklart och enkelt men tyvärr är det precis detta som beställare inte tycks förstå. Allt för många ändringar görs i dagens IT-projekt. Dessutom görs flera av dessa ändringar sent i processen. Vilket då får stora konsekvenser.
Steg två blir att minimera och förenkla projektet. Ett vanligt problem är nämligen att projekten är allt för stora. Under tiden projektet rullar hinner förutsättningarna och omvärlden förändras allt för mycket, vilket gör det svårt att slutföra projektet. Med att förenkla menar jag att man t.ex. delar upp ett komplext projekt. Bara för att ge projektledaren bättre förutsättningar att lyckas. Idag är det annars vanligt att man gör tvärt om och bakar in så mycket som möjligt i projektet. Bara för att man har ett befintligt projekt att utnyttja.
En tredje förutsättning är att projektdeltagarna har tid att fokusera på just ditt projekt. Prioriteringar helt enkelt. Om andra arbetsuppgifter är viktigare för dina projektresurser så kommer de inte leverera i tid vilket följaktligen leder till förseningar för hela projektet.
Den fjärde förutsättningen som behövs för att lyckas med sitt projekt är att alla på firman vill göra den önskade förändringen. Det räcker inte med en beställare som vill göra en förändring. Finns det motsättningar inom organisationen innebär det tyvärr naturliga problem i slutändan.
Till sist måste jag även påpeka att om rätt förutsättningarna inte finns för att driva projekt så är det mycket effektivare att driva igenom förändringarna inom det dagliga verksamhetsarbetet. Att driva igenom förändringsarbeten inom verksamheten i projektform är bara effektivt om rätt förutsättningar finns. Det är det inte många som tänker på. Smart projektledning kan alltså innebära att inte starta något projekt alls.
Till alla företag som vill förbättra sina projektleveranser har jag här 5 enkla tips som man kan börja med innan man ändrar projektmetodiker eller uppföljningsmetoder mot projektkontoret.
1. Har era projekt tillräcklig prioritet inom organisationen? Tid och resurser tas ofta från projekten när verksamheten behöver dessa. I en sådan organisation har projekten lägsta prioritering och detta ska då synas i projektets totala riskfaktor.
2. Har era resurser tid med projektaktiviteter vid sidan om verksamhetsaktiviteterna? Får man bara 20% av en resurs finns det risk att det blir 0% istället.
3. Är era verksamhetsprocesser tillräckligt effektiva för att kunna utnyttjas i snabbrörliga projekt? Jag är helt säker på att de kan göras ännu mer effektiva. Hur snabbt kan olika akuta beställningar göras?
4. Utbilda alla möjliga projektresurser om hur viktigt det är att leverera i tid till projektet. Alla datum MÅSTE hållas. Annars finns det ingen idé med att använda datum.
5. Försök att skapa så små och snabba projekt som möjligt, istället för tvärt om. Förhoppningsvis går det alltid att snabbt starta upp ett nytt projekt efter det förra om man behöver bygga på.
